Qué debe incluir un buen programa de facturación gratuito

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Escoger correctamente el programa de facturación, que gestione la información y documentación económica de una empresa, es una elección importante. Si elegimos el software adecuado desde el primer momento, podremos organizarnos y agilizar el trabajo desde el principio, sin tener que vernos obligados a cambiar después, con los consiguientes inconvenientes que ello tiene.

Por eso, a la hora de escoger entre los diferentes programas de facturación que existen en el mercado, hay algunos factores que conviene tener en cuenta y que nos ayudarán a realizar la mejor elección.

Claves para escoger un programa de facturación gratuito

1. Agilidad y sencillez

Los programas de facturación gratuitos, como por ejemplo qsoftnet.com, son sencillos de manejar, pues su uso resulta ser ágil y funcional. No hace falta que el empresario o autónomo tengan formación contable, con algunas nociones básicas intrínsecas a la gestión de una pequeña empresa es suficiente. Es muy funcional poder acceder desde cualquier dispositivo con un usuario y una contraseña, de manera que no precisemos estar en la oficina para realizar una operación o consulta.

2. Versatilidad y funcionalidad

El software de facturación, aunque sea gratuito, no puede limitarse a la emisión de facturas, ha de integrar la emisión de presupuestos y albaranes, además de ser capaz de transformar un presupuesto en una factura de forma automática cuando el empresario se lo indique. Además, es importante que se pueda realizar un seguimiento de las facturas y de los cobros realizados, así como controlar los posibles impagos. También es importante que incorpore un sistema de envío de facturas electrónicas por mail, nos ahorrará mucho tiempo.

3. Gestión de cobros y de pagos

El ahorro de tiempo es un factor importante, por eso es interesante que se puedan realizar las remesas de los cobros en un solo clic, así como programar la gestión de los pagos, lo que permitirá mejorar la gestión de la empresa adaptando los plazos a los tiempos que precisemos.

4. Memoria de las compras y de las ventas

Poder acceder de forma sencilla a la información que precisemos nos facilitará la gestión. Si nos ofrece la posibilidad de visualizar tanto las ventas como las compras, podremos ver en pocos segundos cuál fue nuestro último pedido a un determinado proveedor, la cantidad a la que ascendió  y su importe.

5. Seguridad y protección de la información

La documentación económica de una empresa contiene información sensible que está protegida por la Ley de Protección de Datos. En este punto hay que ser muy cautelosos y trabajar con un software que nos ofrezca garantías de seguridad y confidencialidad.

6. Personalización

La personalización de la documentación de la empresa es importante, tanto para adaptar los impresos y modelos al perfil de la empresa como para poder incluir nuestra imagen corporativa.

7. Gestión global y control

Por último, es muy interesante que nuestro programa de gestión y de facturación pueda emitir gráficos, estadísticas y listados en cualquier momento. Esta información nos resultará muy útil para visualizar la situación de la empresa y nos ayudará en la toma de decisiones estratégicas.

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